Gerenciamento de Projetos Asana | O guia definitivo 2022

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Este artigo foi traduzido de nossa edição em inglês. Podem existir erros devido a este processo.

Se você quer aprender um pouco mais sobre o gerenciamento de projetos Asana, você veio ao lugar certo. Neste artigo, discutiremos o que é a plataforma, como ela funciona, seus recursos e como começar a usá-la. 

Asana é amplamente conhecida entre software de gerenciamento de projetos devido à sua simplicidade, flexibilidade e recursos de integração. Vamos entrar em mais detalhes. 

O que é o gerenciamento de projetos Asana? 

Fundada em 2008, Asana é uma ferramenta de gerenciamento de projetos baseada em nuvem que se tornou popular entre as principais empresas, incluindo Google, Paypal e Slack. E isso com razão. 

A plataforma permite que você saiba exatamente quem faz o quê e quando. Devido aos seus recursos de automação de fluxo de trabalho e foco na colaboração em equipe, a Asana ajuda as empresas a gastar menos tempo discutindo como concluir suas tarefas em reuniões de negócios e se concentrar mais em realizá-las. 

gerenciamento de projetos asana

Além disso, a flexibilidade da plataforma e o amplo conjunto de recursos fazem da Asana uma opção adequada para departamentos de TI e RH, gerenciamento de produtos, gerenciamento organizacional, equipes de marketing e muito mais. 

A cereja do bolo, a Asana oferece uma excelente relação custo-benefício. Há uma versão gratuita disponível, enquanto seus planos pagos começam em $10.99/usuário/mês. 

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Como funciona a Asana? 

Asana permite que as equipes dividam grandes projetos em várias tarefas mais gerenciáveis. 

A plataforma é dividida em quatro elementos principais: Organizações, Equipes, Projetos e Tarefas. 

Organização

A página Organização permite conectar funcionários em um único espaço usando o e-mail do domínio da empresa. 

No entanto, você ainda pode convidar membros que não tenham o domínio de e-mail da sua empresa para a Organização. Estes são conhecidos como “Convidados da Organização”. Eles podem cooperar com outros membros e acessar projetos em sua Organização. 

Você pode criar ou ingressar em várias equipes e atribuir cada equipe a projetos designados na página Organização. Você pode adicionar pessoas à sua organização por meio de links de convite compartilháveis.

Como observação lateral, se você optar por criar uma conta Asana com seu endereço de e-mail pessoal, será atribuído um espaço de trabalho. 

Em contraste com a página Organização, onde você pode criar e hospedar várias equipes, o Workspace oferece acesso a uma única equipe.

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Equipes 

As equipes são subdivisões dentro de sua organização. As páginas de equipe contêm informações sobre seus membros e em quais projetos eles trabalham. 

Cada equipe tem acesso a: 

  • Conversas de equipe – onde os membros podem postar anúncios ou discutir projetos
  • Team Calendar – para monitorar check-ins e gerenciar prazos
  • Projetos – uma equipe pode receber vários projetos

Projetos e Tarefas 

Como mencionado anteriormente, você pode atribuir vários projetos a cada equipe. Você pode dividir seus projetos em várias tarefas e atribuir membros específicos da equipe a tarefas específicas. 

Em outras palavras, pense na página Projeto como o objetivo que você pretende alcançar, enquanto as tarefas representam as etapas que sua equipe precisa realizar para atingir esse objetivo. 

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Recursos de gerenciamento de projetos Asana 

O conjunto de recursos da Asana é uma das razões pelas quais essa plataforma é tão popular entre as grandes empresas. A Asana oferece vastas funcionalidades projetadas para economizar tempo e aumentar a produtividade. 

Vamos passar por alguns deles: 

Comunicação 

  • Vários idiomas - disponíveis em inglês, japonês, espanhol, português e francês
  • Comentários da tarefa – deixe comentários sobre as tarefas e mencione os membros da equipe 
  • Rich text – sublinhe, adicione listas com marcadores e muito mais para maior clareza
  • Revisão – deixe e veja o feedback.

Gerenciamento de equipe 

  • Seguidores – adicione membros como seguidores para receber notificações de tarefas
  • Permissões – crie equipes ocultas para trabalho confidencial
  • Controles administrativos – atribua administradores
  • Segurança – backups de dados e capacidade de excluir ou exportar arquivos da Asana. 

Relatórios 

  • Dashboard – análise personalizável em tempo real para identificar possíveis gargalos
  • Metas – gerencie e acompanhe metas
  • Marcos – gerencie e acompanhe os marcos do projeto. 
  • Portfólios – organize relatórios e acompanhe o status de vários projetos em um único painel
  • Atualizações de status – adicione e destaque atualizações de status para projetos. 

Visualizações 

  • Várias opções - quadros, listas, gráficos de Gantt, calendários e muito mais
  • Caixa de entrada – receba notificações de conversas, projetos e tarefas rastreadas 
  • Barra de pesquisa - encontre facilmente conversas, tarefas, etc.
  • Salvar pesquisas – salve pesquisas para encontrar facilmente tarefas, projetos e conversas importantes 
  • Carga de trabalho – fornece uma representação visual da capacidade de suas equipes e dos projetos em que trabalham. 

Gerenciamento de projetos 

  • Seções/colunas – tarefas separadas por meio de seções ou colunas para facilitar a organização
  • Formulários – coletar detalhes para solicitações de projetos, resumos, etc.
  • Datas de vencimento, horários de vencimento e datas de início 
  • Anexos – adicione arquivos a conversas ou tarefas
  • Regras – automatize atribuições de tarefas, atualizações de campo, etc. 
  • Modelos – modelos para múltiplos usos (Marketing, TI, RH, etc.)
  • Aprovações – dê e solicite aprovações de trabalho.

Integrações 

  • Compartilhamento de arquivos – Dropbox, Google Drive, etc. 
  • Comunicação – Slack, Zoom, e complementos Asana para Outlook e Gmail 
  • Acompanhamento do tempo - Colheita 
  • Produtividade – Jira Cloud, Microsoft PowerBI, Teams, OneDrive, Office 365 e Outlook.

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Como usar a Asana para gerenciamento de projetos 

Crie uma equipe 

como criar uma equipe no software de gerenciamento de projetos Asana

Para começar a usar a Asana, primeiro você precisa criar uma equipe. Este processo é bastante simples. 

Tudo o que você precisa fazer é clicar no botão “Adicionar equipe” no lado esquerdo do painel e adicionar os membros da sua equipe. Observe que você tem três opções em termos de privacidade. 

Se você escolher a opção "Público para a organização", todos os membros da organização poderão ver e participar da sua equipe. 

Por outro lado, a opção “Associação por solicitação” permite que os membros da organização ainda vejam sua equipe no painel, mas precisarão pedir sua permissão para ingressar. 

Por fim, “Privado” oculta sua equipe de membros não convidados dentro da organização.

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Criar um projeto 

como criar um projeto no gerenciamento de projetos Asana

Você pode encontrar o botão “Criar um projeto” no painel da equipe ou na barra de ferramentas no lado esquerdo da tela em cada equipe. 

Depois de clicar no botão, você tem várias opções: você pode criar um modelo de projeto do zero ou importar seus projetos de outras ferramentas por meio de uma planilha.

Você também pode escolher um dos modelos pré-fabricados da Asana projetados para atividades específicas, como brainstorming ou planejamento de eventos, por exemplo. 

modelo de projeto asana

Além disso, você tem a opção de tornar o projeto acessível a toda a equipe ou pode atribuir membros específicos da equipe. 

Se você optar por criar um modelo de projeto do zero, a Asana coloca à sua disposição várias opções de visualização. Você pode escolher entre uma visualização de lista, quadro, calendário ou linha do tempo. 

A exibição de lista exibe tarefas em um formato de lista de tarefas pendentes. A visualização do quadro funciona de forma semelhante a um quadro Kanban, enquanto a visualização da linha do tempo é comparável a um gráfico de Gantt. Por fim, a visualização de calendário exibirá suas tarefas em um formato de calendário.

Observe que você também pode alterar a visualização sempre que desejar.

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Criar tarefas

Como mencionado, os projetos são compostos de uma coleção de tarefas. Dito isso, o próximo passo é adicionar tarefas aos seus projetos. 

Tudo o que você precisa fazer é clicar no botão “Adicionar tarefa” no painel do projeto. A partir daí, você também tem a opção de criar uma série de subtarefas. 

Além de atuar como etiquetas, os cartões de tarefas permitem armazenar documentos, definir prazos, armazenar informações relevantes, atribuir determinados membros, etc.

Organize o projeto 

Ter uma lista infinita de tarefas pode ser bastante complicado de navegar. A Asana permite dividir suas tarefas em colunas ou seções e colocá-las em vários grupos para uma melhor organização. 

Além disso, é aqui que entram alguns dos recursos mais úteis da Asana. Por exemplo, você pode usar a funcionalidade de gerenciamento de carga de trabalho para avaliar se sua equipe pode lidar com um volume de trabalho maior. 

Você também pode usar as Regras da Asana para mover tarefas para os projetos certos, atribuir os membros corretos da equipe ou alterar datas de entrega automaticamente. 

Por fim, sempre que você mudar os prazos das tarefas dependentes, o recurso Dependências de tarefas da Asana resolverá automaticamente os agendamentos conflitantes, garantindo que as tarefas dependentes não tenham prazos coincidentes. 

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Gerencie o Projeto 

A Asana coloca à sua disposição todas as informações necessárias para uma tomada de decisão eficaz. Você pode verificar o painel para ver o número de tarefas concluídas, não concluídas e atrasadas. 

Além disso, manter contato com sua equipe deve ser fácil. A plataforma fornece uma funcionalidade de bate-papo para que os membros da equipe possam colaborar perfeitamente e um feed de notícias onde você e sua equipe podem postar atualizações de status para que todos vejam. 

Enquanto isso, você pode verificar o andamento das tarefas por meio das opções de filtro da Asana, que classificam as tarefas por status, prioridade e muito mais. 

Fechar o projeto  

Se você sentir que aprendeu muito durante seu último projeto, você pode arquivar no projeto e usá-lo como referência para trabalhos futuros.

Asana também permite criar modelos personalizados contendo etapas, notas e outros dados. Isso coloca todas as informações necessárias ao seu alcance e pode lembrá-lo de erros do passado e onde há espaço para melhorias.

Asana para gerenciamento de projetos: conclusão  

No geral, Asana é uma solução sólida de software de gerenciamento de projetos. Ele fornece um conjunto abrangente de recursos projetados para economizar o tempo de sua equipe e aumentar a produtividade a um preço justo. 

Além disso, como visto neste artigo, a Asana é muito fácil de usar. O painel é intuitivo e você se acostumará com ele rapidamente. 

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