顧客關係管理軟件(CRM)是管理客戶關係、提高客戶獲取和保留率以及推動銷售的重要工具。有效的顧客關係管理系統可以通過在日常運營中實施一些基本實踐來幫助公司改善客戶體驗並促進銷售並改善業務。
在本指南中，我們將介紹好好挑選顧客關係管理軟件的重要性，然後分享 12 個 CRM 使用建議來幫助公司推動業務發展。
選擇好的顧客關係管理軟件(CRM)的重要性
顧客關係管理 (CRM) 系統 可以幫助企業更有效地接觸客戶。使用CRM 軟件可以幫助企業 提高客戶保留率、客戶滿意度、客戶體驗和銷售額。 顧客關係管理(CRM)解決方案可以自動執行重複性任務、降低間接成本並通過提供對客戶交互和業務數據的可見性來提高生產力。
小型企業組織 也可以從顧客關係管理系統中獲益最多。但是由於與這些系統相關的高成本和復雜性，許多小型企業都在努力尋找合適的解決方案來滿足他們的需求。
在選擇顧客關係管理解決方案之前，了解哪些元素對您公司的成功至關重要。時應考慮以下因素 選擇顧客關係管理解決方案(CRM):
- 顧客關係管理功能：這是顧客關係管理工具應具備的基本功能之一。您應該選擇一個包含潛在客戶管理、銷售渠道管理和客戶支持的顧客關係管理解決方案。
- 易於使用：您不希望您的銷售團隊浪費時間學習使用複雜的顧客關係管理系統。
- 定價計劃：您不想支付超出您需要的費用。選擇可擴展並適應您的業務增長的解決方案。
- 彈性：您不希望您的銷售團隊被束縛在他們的辦公桌上。選擇可通過移動設備使用顧客關係管理功能。
- 可定制性：您希望能夠定制軟件以滿足您的需求。選擇提供廣泛定制選項和功能的顧客關係管理解決方案。
- 與其他系統整合：您希望確保您選擇的顧客關係管理可以與您現有的系統整合。選擇與您每天使用的應用程序和服務整合的顧客關係管理解決方案。
- 安全性和支持：您不希望您的數據受到損害。選擇提供強大安全功能和 24/7 支持的顧客關係管理解決方案。
如果您想要一支高績效的銷售團隊，成功的顧客關係管理 (CRM) 至關重要。良好的 CRM 解決方案可以讓企業深入了解客戶的購買行為和購買習慣，以便他們可以戰略性地定位和營銷他們的產品。
12 條顧客關係管理工具使用建議
您應該遵循一些重要的顧客關係管理使用準則來幫助您於業務上取得成功。
1. 選擇適合您業務需求的 CRM 軟件。
在為您的企業選擇顧客關係管理軟件(CRM)時，選擇與您公司目標一致的軟件非常重要。一些公司可能需要一個簡單的顧客關係管理工具來跟踪客戶和管理聯繫人；其他人可能想要一個多合一的解決方案，使他們能夠跟踪潛在客戶並自動化客戶交互。
而且，您選擇的 最佳顧客關係管理軟件是 對於不同類型的公司（如小型企業、中型企業或大型企業）各不同，主要取決於個別需求。然而，許多公司在選擇顧客關係管理軟件(CRM)時並不知道他們需要什麼。以下是企業主在評估不同的顧客關係管理解決方案時應該問自己的一些問題：
- 我希望我的顧客關係管理工具(CRM)具有哪些功能？
- 選擇顧客關係管理系統時您的預算是多少？
- 您想要一個可以與現有業務系統整合的顧客關係管理工具嗎？
- 您的公司是否需要任何可定制的功能？
- 您更喜歡雲端的還是本地安裝的顧客關係管理方案 內部部署?
因此，公司和組織應選擇滿足其需求的顧客關係管理工具(CRM)。了解您的業務需求後，您將知道哪種 CRM 策略最適合您的公司。
2. 確保顧客關係管理解決方案(CRM)易於使用
顧客關係管理系統(CRM)越容易使用，您的銷售代表就越有可能使用該系統並定期使用它。但是，如果 CRM 解決方案使用起來過於繁瑣，您的銷售人員就不太可能採用它們。因此，您應該選擇易於使用的顧客關係管理軟件。
一些顧客關係管理工具可能需要額外的培訓，因此企業主應確保其公司的員工能夠快速輕鬆地使用該軟件來推動業務發展。通過實施用戶友好的 CRM 解決方案，您的組織將能夠產生更多潛在客戶並完成更多交易！
3. 確保數據定期錄入顧客關係管理系統。
為了生成有意義的報告，銷售代理必須定期將信息輸入顧客關係管理系統(CRM)。管理人員需要驗證數據輸入是否正確，以確保報告盡可能準確。如果數據輸入不正確，這可能會導致報告失效。因此，定期將客戶數據輸入顧客關係管理工具是使用須知之一。
數據錄入使用須知原因之一在於潛在客戶（和客戶）。在他們與公司聯繫後，公司應儘快將其錄入 顧客關係管理系統，這將確保信息是準確和最新的。
線索狀態報告可以每天運行。該報告將顯示有多少潛在客戶是合格的、不合格的、丟失的和成功轉化的。在查看此報告後，銷售代表可以調整他們的業務策略。例如，他們可能會花更多時間處理被視為“不合格”的潛在客戶。
4. 設置團隊規則。
為團隊成員設置規則是顧客關係管理使用須知之一。制定規則至關重要，因此團隊成員知道要遵循的正確步驟來獲得合格的潛在客戶。
一些規則包括以下內容：
- 格外留意已填寫表格或請求演示的潛在客戶。
- 當潛在客戶已經互動大約 45 天並且已經通過電子郵件或電話與公司溝通時，他們被視為較高潛力的客群。
- 留下聯絡大約 60 天的潛在客戶相對轉化潛力較低。
- 當潛在客戶的客單價值超過 $50,000，團隊應積極接待並跟進面談。
- 所有銷售人員都必須在三天內跟踪和更新潛在客戶狀態。
- 在 48 小時內回復任何形式的通信。
- 銷售經理應每週與團隊一起審查所有潛在客戶。
- 銷售經理應該每周向所有銷售成員發送一封電子郵件，向他們更新銷售渠道的狀態，並就如何提高銷售數量提出想法。
因此，企業可以設置與使用顧客關係管理相關的規則，讓每個人作為一個統一的團隊工作。
5. 使用顧客關係管理自動化工具來提高效率和生產力。
顧客關係管理優化對於企業確保其軟件得到有效使用至關重要。使用工作流自動化是顧客關係管理(CRM)使用須知之一。
自動化任務和流程可以簡化工作流程並為您的團隊節省寶貴的時間。例如，您可以自動執行與潛在客戶培養、評分和跟進相關的任務。
您還可以使用 AI 自動執行某些重複且耗時的任務。例如，您可以使用人工智能根據設定的標準自動跟進潛在客戶，或在一天中的特定時間撥打電話以增加通話量。 HubSpot 提供免費的顧客關係管理工具(CRM)，幫助自動化銷售流程的各個方面。 HubSpot 銷售助理由 AI 提供支持，可根據潛在客戶行為和數據自動建議任務。
請記住自動執行重複性任務以節省時間和金錢！
6. 將數據轉化為洞察力並做出數據驅動的決策。
每個顧客關係管理解決方案都應具有報告和分析功能，以提供對您的業務績效和健康狀況的重要見解。它們幫助公司將數據轉化為洞察力，以做出決策、降低風險並提高投資回報率。
銷售團隊還應定期查看潛在客戶狀態，以判斷哪些潛在客戶有效，哪些無效。 顧客關係管理系統如 Salesforce.com 與 Zoho CRM 允許用戶根據潛在客戶狀態生成報告。然後，銷售代表可以使用此報告來了解需要培養哪些潛在客戶。
這些報告有助於分析管道速度、預測和趨勢，提供有關銷售團隊狀態和績效的寶貴信息。此外，它們還有助於分析來自營銷活動的數據，例如社交媒體、SEO 或 PPC，並幫助您跟踪潛在客戶和潛在客戶。此類數據還有助於確定用於接觸您的受眾的最佳渠道，並提供有關他們如何通過各種渠道與您的品牌互動的見解。
一旦您深入了解了客戶如何與您的品牌互動以及這與轉化有何關聯，您就可以製定有效的策略將潛在客戶轉化為客戶。
7. 與不同部門合作，提高銷售效率。
為了最大限度地提高銷售團隊的效率，與公司內的其他部門（包括市場營銷、客戶服務和產品開發）協作以支持銷售活動非常重要。這有助於您的團隊從整體上了解您的業務，並可以為更有效的決策提供信息。
鼓勵銷售和營銷團隊之間協作的一種方法是安排定期會議以共享更新和數據。這可以幫助兩個團隊更好地了解彼此的需求，從而更有效地 銷售流程.
當所有部門都在同一頁面上並且可以通過顧客關係管理軟件訪問相同的客戶數據時，他們可以更有效地協同工作，為業務提供最佳結果。
8. 監控客戶互動以獲得對其業務的寶貴見解。
當您的團隊成員與客戶互動時，他們應該記錄對話，包括為他們在顧客關係管理系統上的互動提供信息的任何見解。這使您可以監控和跟踪這些交互，並查看隨著時間的推移出現的趨勢和見解。
一種方法是使用情緒分析，它允許您跟踪客戶交互的積極或消極基調。一些顧客關係管理軟件(CRM)（如 微軟動態 365) 提供內置的情緒分析，而其他的（例如 Salesforce) 提供將情感分析添加為插件的能力。例如，如果銷售代理不斷收到客戶的負面評論，這可能表明他們在完成交易時遇到了困難。
根據從這些對話中收集的數據，您的銷售代理可以使用他們收集的信息來改進他們的銷售流程並更好地滿足客戶的需求。
9. 實施目標或 KPI 以跟踪進度和成功。
在您的銷售流程中實施顧客關係管理解決方案後，您應該為您的銷售團隊設定一些目標和 KPI。您可以為團隊人數以及完成的交易數量設定目標，並使用該數據來監控銷售團隊的成功。
此外，您可以使用各種指標來幫助跟踪您的進度並衡量您的銷售團隊的成功。然後，顧客關係管理解決方案可以幫助您跟踪這些目標和 KPI，並允許您監控一段時間內的進度。
例如，您可以為您的銷售團隊設定一個目標，在 30 天內完成 50% 的交易。該指標將幫助您跟踪您的團隊隨著時間的推移在實現這一目標方面的成功程度。如果他們沒有達到該目標，您可以使用該信息來幫助他們提高績效並更好地滿足客戶的需求。
不僅是銷售團隊，企業主還可以為客戶支持團隊（例如 24 小時內回復多少票）以及特定部門設定目標和 KPI。這使企業主能夠確保業務的各個方面都有效運行，並且他們的團隊能夠實現他們的目標。
10.使用可以與其他業務軟件集整合的顧客關係管理系統(CRM)。
選擇可以輕鬆與其他系統（例如您的銷售和營銷平台）整合使用的顧客關係管理解決方案(CRM)。這樣，您就可以擁有一個集中式平台，您的所有團隊成員都可以使用該平台彼此共享信息並輕鬆改善溝通。
市場上的大多數系統系統都提供與不同第三方應用程序的不同整合，允許用戶在一個地方無縫訪問來自不同業務部分的信息。例如， Salesforce 可以與 MailChimp、Jira、LinkedIn 和 Slack 等配合使用。
將顧客關係管理系統(CRM)與您每天使用的應用程序整合將使您能夠創建更全面的客戶數據視圖，這些數據可以在不同部門之間訪問和共享。
11. 不要忘記雲端顧客關係管理方案。
為什麼企業使用雲端顧客關係管理(CRM)很重要？
因為雲端顧客關係管理(CRM)允許您的團隊從任何地方訪問客戶數據，它可以改善團隊之間的溝通和協作。您可以直接通過移動應用程序訪問共享文件夾和其他信息，而不是花時間通過電子郵件來回交流信息。
通過向這些潛在客戶提供快速響應，銷售代表可以有更高的機會完成交易。這將幫助您改進 顧客滿意度 並提供更好的客戶體驗。
因此，顧客關係管理系統應該適合移動設備，以便銷售代表可以隨時隨地輕鬆訪問信息。
12. 確保您的顧客關係管理系統(CRM)是安全的。
最後但並非最不重要的一點是，確保您的顧客關係管理 系統安全可靠是我們要強調的最後一個 CRM 使用須知。
通過在您的顧客關係管理中存儲敏感的客戶信息，您希望確保它是安全的。安全漏洞可能會使您客戶的數據面臨風險，並導致您的業務遭受重大損失。
因此，您應該投資一個安全的顧客關係管理系統，並為您公司的數據提供足夠的保護。您的客戶相信您會保護他們的敏感信息。應該建立一個顧客關係管理系統來安全地存儲和管理數據。
顧客關係管理最佳使用方法結論
以上是在您的企業中使用顧客關係管理系統(CRM)時要牢記的 12 個最重要的顧客關係管理最佳使用建議。安裝顧客關係管理系統可以幫助改善與客戶的溝通，並幫助您自動化業務中的某些流程。
使用合適的顧客關係管理軟件和留意顧客關係管理實踐建議（例如數據安全、集成、報告和自動化）可以幫助您發展業務。
