2022 年(及以後)五種最佳遠程團隊協作工具

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這篇文章是從我們的英文版翻譯過來的,可能存在錯誤。

遠程工作遠程團隊協作工具 在過去的幾年裡已經成為同義詞。 

遠程工作已成為一種新常態,並且 77% 遠程工作者 說他們在家工作時效率更高。  

這充分說明了有多少人有效地接受了遠程工作。 

可是等等。您是否知道其他遠程工作人員難以與團隊成員更好地協作並提供所需的輸出? 

那麼,為什麼一些遠程工作者的工作效率很高,而另一些人卻在努力達到目標呢? 

毫不誇張地說,有效率的人使用 最好的遠程團隊協作工具 以確保沒有任何與工作相關的漏洞。 

56% 雇主 使用在線協作工具和社交媒體與員工交流。 

如果您不在此 56% 中,您需要了解一些適用於遠程團隊的最佳協作工具。 

為什麼遠程團隊需要協作工具? 

它將所有團隊成員帶到同一頁面

協作工具使廣泛分散的團隊成員、客戶和項目利益相關者可以輕鬆共享一個通用平台,以改進工作協調。  

每個團隊成員和其他用戶都可以在他們的設備上訪問在線協作工具 (手機、筆記本電腦、PC、平板電腦等。) 並隨時了解項目中的所有最新進展。 

這可以防止團隊成員之間的任何溝通不暢,並確保及時完成任務。  

鼓勵任務上的無縫協作

協作工具提供了多種功能,可幫助用戶與他人協作,而無需求助於來回、耗時的電子郵件線程。 

例如,在線校對和文件共享等功能允許用戶通過簡單地與他人共享文件鏈接來協作處理設計、文檔和其他文件。 

任何擁有鏈接的人都可以訪問共享文檔、提供建議、反饋並使用標記工具進行更改。  

它可以在任何位置、任何設備上使用 

使用在線協作工具的主要優勢之一是您可以從任何地方訪問它們。由於大多數協作工具都提供適用於 iOS 和 Android 設備的移動應用程序,因此用戶可以輕鬆地管理工作並在旅途中與他人協作。 

此功能還確保項目經理或其他團隊成員可以立即傳達關鍵/緊急的工作相關信息,沒有任何延遲,這有助於其他人及時採取行動。 

提供一套功能來從一個地方管理工作的各個方面 

協作工具促進了團隊之間的快速溝通,並提供了一套 工作管理工具 幫助用戶在日常工作中更有效率和生產力。您可以管理任務、確定優先級、跟踪時間、監控項目進度等。 

例如,像 ProofHub 這樣的團隊協作工具和 Asana 提供高級功能,例如任務管理、時間跟踪、報告、日程安排日曆、文件管理等。 

這些功能允許用戶使用單一工具來組織和協作他們的工作,從而節省寶貴的時間和精力。 

具有準確時間跟踪的實時更新  

您或您的團隊成員知道您的任務需要多長時間嗎?您的某些任務是否比其他任務花費的時間更長? 

在一個地方擁有完整的時間數據可以幫助您提高時間管理技能,而一個好的協作工具可以提供這一關鍵功能。您可以手動或使用計時器記錄時間,為任務設置時間估計,並設置開始和截止日期,以確保工作不會花費太長時間(不必要的)並成功滿足最後期限。 

實時更新可幫助用戶隨時了解項目和團隊的所有近期活動和最新進展。  

幫助更好的工作組織 

您是否對無組織的工作、分散的項目或錯過最後期限感到沮喪? 

屆時,協作工具可以幫助您在一個集中位置組織、計劃和執行您的工作。您可以創建待辦事項、確定任務的優先級、標記它們、設置截止日期並按照優先級處理它們。 

提供有關員工績效的寶貴見解 

經理需要跟踪員工的績效,由於缺乏直接監督,遠程團隊可能具有挑戰性。 

協作工具允許您在一個地方查看個人的活動、任務和項目。您可以清楚地查看個人資料並輕鬆監控進度。 

五個值得您重新審視的遠程團隊協作工具 

很明顯,在線協作工具對遠程團隊的效率至關重要。 

現在,問題是如何從當今可用的眾多協作解決方案中選擇最好的工具? 

我們為您簡化了這項艱鉅的任務。我們選擇了五種最流行的協作工具,它們被全球各種規模的遠程團隊廣泛使用。 

讓我們探索它們! 

Zoom 

Zoom 是一個基於雲的視頻會議平台,使用戶能夠通過視頻或視頻安排和組織實時視頻會議 純音頻 或兩者。您可以錄製虛擬會議會話並稍後查看。 

Zoom has become an automatic choice for remote teams to meet virtually, and you don’t have to be a registered user to participate in a Zoom meeting. All you need is a meeting link, and you can join the meeting within seconds. Its free plan allows you to hold unlimited meetings with each participant capped at 40 minutes in length. 

Many remote teams can use Zoom for free, provided they are fine with basic video and audio meets! Does it get better than this? We don’t think so. 

Zoom 的主要功能包括: 

  • 一對一和群組高清音視頻見面會 
  • 企業雲電話系統
  • 屏幕共享
  • 記錄
  • 聯絡中心
  • 聊天
  • 對話分析 

價錢: 付費計劃從每位用戶每年 $89.90 起。

ProofHub 

遠程工作並不局限於通過不同媒介進行的快速溝通。它還包括有效的計劃、組織、協作和任務執行,以確保在規定的期限內交付高質量的工作。 

如果您正在為遠程團隊尋找強大的工作管理和團隊協作解決方案,那麼 ProofHub 可能是一個理想的解決方案。這種基於 SaaS 的工具提供了促進遠程團隊成員之間無縫協作的功能。 

ProofHub 易於使用、易於學習且直觀,可幫助您將所有信息集中在一個地方,以便您可以相應地規劃您的工作。 ProofHub 讓您可以從任何地方對項目和團隊進行終極控制,從時間跟踪到任務分配、文件管理到調度。 

多語言界面(可選擇 11 種語言)幫助來自不同國籍的用戶設置他們選擇的語言,以消除溝通障礙。 

ProofHub 的主要功能包括: 

  • 在線打樣
  • 文件共享
  • 時間跟踪
  • 討論
  • 實時更新
  • 日程安排日曆
  • 看板
  • 甘特圖
  • 表視圖 

價錢: ProofHub 提供固定費率定價計劃,每月 $45 起,按年計費,允許 無限數量的用戶。 

及時

Timely 是一個自動時間跟踪工具,可以為遠程團隊自動跟踪每個 Web 和桌面應用程序中的時間。這個直觀的工具可以準確記錄分散的團隊成員在會議、電子郵件、瀏覽網站、視頻通話和文檔中的時間。  

引人注目的設計、直觀的控制和對個人隱私的毫不妥協的保護使遠程團隊能夠管理他們的生產力、跟踪他們的績效並保持在他們的日程安排之上。 

從計費到項目管理、團隊管理到資源規劃,Timely 讓公司與遠程團隊保持聯繫。 

及時的主要特點包括: 

  • 自動時間跟踪
  • 用戶可以控制要共享的信息 
  • 提供任務、活動和性能的詳細信息 
  • 只需單擊幾下即可創建和發送具有視覺吸引力的報告
  • 鳥瞰整個組織的活動
  • 拖放式資源規劃

價錢: 付費計劃從每位用戶每月 $8 開始,按年計費。 

Basecamp 

Basecamp 將自己定位為遠程工作的多合一工具包。這種實時協作工具可幫助團隊保持聯繫,允許用戶在一個地方組織他們的所有工作。您可以使用 Basecamp 來管理項目、與團隊協作以及管理任務。 

每個項目都包含您的遠程團隊有效工作所需的所有工具。 Basecamp 集中您的通知以最大限度地減少中斷,其活動視圖可讓您在一個地方查看跨項目的情況。 

及時的主要特點包括: 

  • 留言板
  • 待辦事項 
  • 共享日程
  • 可共享的文檔和文件
  • 群聊
  • 自動簽到
  • 希爾圖

價錢: 單一的統一費率定價計劃 每月 $99。 

谷歌文檔 

Google Docs 是一個在線文檔編輯器 這讓用戶可以創建和協作處理在線文檔,而不管他們在哪里工作。遠程團隊無需花費更長的時間來連接 word文件, 保存它們,並將它們附加到電子郵件中以便與他人協作。 

Google Docs 允許您在一個地方創建和組織所有文檔,並且實時協作就像共享文件鏈接或授予選定用戶訪問權限一樣簡單。您需要擁有 Google 帳戶才能使用 Google 文檔。 

協作者可以提出編輯建議、添加評論並使用@mentions 來引起相關人員的注意。 

Google Docs 的主要功能包括: 

  • 拼寫和語法建議
  • 文檔已連接到其他 Google 應用
  • 輕鬆編輯 微軟 Word 文件 在線而不轉換它們
  • 用戶可以將文本與公式、列表、表格和圖像相結合
  • 隨時隨地書寫的離線模式 
  • 下拉式菜單
  • 無頁格式
  • 表情符號反應 

價錢: 免費個人計劃。 Business Standard 計劃的價格為每位用戶每月 $12。 

結論 

除非您使用易於使用、直觀、提供廣泛功能且價格具有競爭力的良好協作工具,否則您無法擁有高效的遠程團隊。 

一個遠程團隊協作工具有很多要求! 

但對於您所有的企業主和遠程團隊經理來說,好消息是,上面提到的五種工具為您提供了按時交付高質量工作所需的東西,而不會給您的員工增加負擔。 

來吧,做出你的選擇。祝你好運! 

客座作者:Vartika Kashyap

Vartika 是項目管理軟件 ProofHub 的首席營銷官。