您是否正在努力跟踪您的任務並感到被工作量壓得喘不過氣來？你並不是一個人面對。許多專業人士在日常工作生活中面臨這些挑戰。好消息是，有一種解決方案在商界越來越受歡迎——看板。
這些可視化工具是看板系統的代表，看板系統是一種優先考慮可視化工作、限制進行中的工作和持續改進流程的工作流管理方法。看板在軟件開發、醫療保健和製造等領域特別有效。
在本指南中，我們將探討看板是什麼、它們如何工作以及如何使用它們來提高您的工作效率並取得更好的結果。
什麼是看板？
看板是一種可視化工具，用於管理和跟踪進行中的工作 (WIP)。它是一個板，顯示代表需要完成的任務或工作項的卡片。
該板分為多個列，代表工作流程的不同階段。每列都標有標籤以指示在該階段完成的工作類型。看板幫助團隊可視化他們的工作流程，識別瓶頸，並不斷改進他們的流程。
看板的歷史
看板（日語：カンパン）的概念起源於 1940 年代，當時豐田引入了看板系統以改進其製造流程。看板系統在當時是一個革命性的想法，因為它允許更高效和簡化的生產過程。該系統基於使用視覺信號傳達有關工作項目的信息的想法，例如需要多少庫存、何時生產更多以及何時停止。這有助於減少浪費並提高生產率。
隨著時間的推移，看板系統不斷完善並適應不同行業的需求。在 21 世紀，看板已成為軟件開發中的流行工具，因為它們提供了工作流程的可視化表示並有助於管理工作流程。看板現在被世界各地的公司使用，並不斷發展以滿足現代企業不斷變化的需求。
看板是如何工作的？看板的元素
看板通常包括以下元素：
- 牌：卡片代表需要完成的工作項目。每張卡片都包含相關信息，例如標題、描述和截止日期。
- 列：列代表工作流的不同階段。每列都標有標籤以指示在該階段完成的工作類型。例如，軟件開發團隊可能有積壓、分析、設計、開發、測試和部署等列。
- 在製品 (WIP) 限制：WIP 限制有助於限制進行中的工作量，確保團隊成員不會負擔過重並有效地完成工作項目。
- 視覺指標：視覺指示器（例如顏色代碼或標籤）可用於對工作項進行分類，例如優先級或類型。
團隊使用看板來跟踪工作項目的進度、識別瓶頸並不斷改進他們的流程。通過可視化工作流程和限制正在進行的工作，團隊成員可以一次專注於完成一項任務，避免讓自己負擔過重。此外，視覺指示器有助於對工作項目進行分類，並更容易確定任務的優先級。
看板與 Scrum 板
看板和 Scrum 是兩種流行的項目管理方法，經常相互比較。雖然這兩種方法都優先考慮持續改進，但它們在幾個關鍵方面有所不同。
看板側重於管理和跟踪進行中的工作、優先可視化工作、限制進行中的工作以及持續改進。它具有高度的靈活性和可定制性，適用於各種行業和工作流程。
另一方面，Scrum 專注於在固定時間段內管理衝刺或迭代、計劃、執行和審查工作。它使用燃盡圖來跟踪進度，工作在固定時間段內完成，持續改進不一定是優先事項。它通常用於敏捷開發，並且不如看板靈活和可定制。
| 比較點 | 看板 | Scrum 板 |
|---|---|---|
| 目的 | 專注於管理和跟踪正在進行的工作 | 專注於管理衝刺或迭代 |
| 可視化 | 優先考慮可視化工作 | 專注於在固定時間段內計劃、執行和審查工作 |
| 在製品限制 | 限制進行中的工作 | 沒有進行中的工作限制 |
| 連續的提高 | 優先考慮持續改進 | 持續改進不一定是優先事項 |
| 行業 | 可用於任何行業 | 通常用於敏捷開發 |
| 靈活性 | 高度靈活和可定制 | 不太靈活和可定制 |
| 工作項目的分類 | 視覺指示器用於對工作項進行分類，例如優先級或類型 | 通常使用燃盡圖來跟踪進度 |
| 一次專注於一項任務 | 團隊成員可以一次專注於完成一項任務 | 工作在固定時間段內完成 |
| 識別瓶頸 | 幫助識別工作流程中的瓶頸 | 幫助識別衝刺或迭代的問題 |
| 工作流程管理 | 可用於管理各種工作流程 | 最適合軟件開發項目 |
總體而言，看板和 Scrum 之間的選擇取決於您的項目和團隊的具體需求。
👉 通過我們的深入指南了解更多關於看板與 Scrum 的信息。
如何使用看板
看板的使用簡單明了。以下是要遵循的步驟：
第 1 步：定義您的工作流程
使用看板的第一步是定義您的工作流程。首先確定工作項從開始到結束經歷的不同階段。例如，軟件開發團隊可能有積壓、分析、設計、開發、測試和部署等階段。
第 2 步：創建看板
定義工作流階段後，創建看板。您可以使用帶有便籤的實體看板，也可以使用 Trello、Asana 或 Kanbanize 等軟件的數字看板。將看板分成代表工作流階段的列，並相應地標記每列。
第 3 步：添加您的工作項
將您的工作項目添加到看板。每個工作項目都應該用一張包含相關信息的卡片來表示，例如標題、描述和截止日期。您還可以添加標籤或顏色代碼來對工作項進行分類，例如優先級或類型。
第 4 步：全面移動您的卡片
隨著工作的進行，將卡片從左到右、從一列移動到下一列。確保正在進行的項目數量有限，以避免團隊成員負擔過重。使用看板來識別瓶頸並不斷改進您的工作流程。
使用看板的好處
使用看板有幾個好處，包括：
可視化您的工作流程
看板可幫助您可視化工作流程，使其更易於理解和管理。您可以查看每個工作項的進度，找出瓶頸，並專注於改進您的流程。
限制進行中的工作
看板可幫助您限制正在進行的工作項目的數量，避免團隊成員負擔過重，並確保有效地完成工作項目。
連續的提高
看板通過使團隊能夠識別瓶頸、實施變更和監控進度來促進持續改進。
提高透明度
看板通過讓團隊中的每個人都能看到工作來提高透明度。這有助於團隊成員隨時了解不同項目和工作項的進度。
改善溝通
看板通過提供團隊成員可以用來討論工作項目和流程的共享視覺語言來改善溝通。這有助於避免誤解並確保每個人都在同一頁面上。
加強協作
看板通過鼓勵團隊成員共同完成任務和解決問題來加強協作。通過可視化工作流程和限制正在進行的工作，團隊成員可以專注於一起完成任務，避免讓自己負擔過重。
靈活性
看板非常靈活，可以適應不同團隊和工作流程的需求。它們可用於從軟件開發到醫療保健再到製造等行業，並且可以定制以適應不同的項目和工作流程。
提高生產力
看板通過提供清晰的工作流程可視化表示並幫助團隊成員一次專注於完成一項任務，有助於提高生產力。通過限制正在進行的工作和識別瓶頸，團隊可以更有效地工作。
提高質量
看板通過促進持續改進並使團隊能夠在問題出現時識別和解決問題來幫助提高工作質量。通過可視化工作流程和限制正在進行的工作，團隊可以專注於盡最大努力完成任務，並確保工作項目以高標準完成。
看板示例
看板是一種多功能工具，可用於各種行業來管理項目和工作流程。根據行業、團隊規模和工作流程，有許多不同的使用看板的方法。以下是看板如何在不同行業中使用的一些示例：
軟件開發
軟件開發團隊使用看板來管理他們的開發流程，以確保高效且有效地完成每個功能或錯誤修復。使用看板可幫助團隊跟踪每項任務的進度，確定任何問題或瓶頸，並確定工作項目的優先級。
衛生保健
醫療保健提供者使用看板來管理從入院到出院的患者護理。使用看板可幫助醫療保健提供者跟踪每位患者的進展，確保他們及時有效地獲得所需的護理。此外，看板可以幫助提供者識別護理過程中的任何瓶頸，使他們能夠做出調整併改善患者護理。
製造業
製造團隊使用看板來管理從原材料到成品的生產流程。這些看板可幫助團隊成員跟踪每個生產訂單的進度、確定工作項目的優先級並確定生產過程中的瓶頸。通過使用看板，製造團隊可以確保他們的生產流程高效且有效，從而生產出高質量的成品。
營銷
營銷團隊使用看板來管理從計劃到執行的活動。使用看板可幫助團隊跟踪每項任務的進度，確定任何問題或瓶頸，並確定工作項目的優先級。該看板還可用於管理內容日曆、社交媒體渠道和電子郵件活動。
教育
教育機構使用看板來管理他們的課程開發，從課程設計到交付。使用看板可以幫助教育工作者跟踪每門課程的進度，找出任何問題或瓶頸，並確定工作項目的優先級。該板還可用於管理學生的作業、成績和反饋。
活動策劃
活動策劃者使用看板來管理活動，從計劃到執行。使用看板可幫助團隊跟踪每項任務的進度，確定任何問題或瓶頸，並確定工作項目的優先級。該板還可用於管理預算、供應商和時間表。
人力資源
人力資源團隊使用看板來管理招聘，從職位發佈到入職。使用看板可以幫助團隊跟踪每個職位空缺的進度，找出任何問題或瓶頸，並確定工作項目的優先級。該委員會還可用於管理候選人面試、背景調查和錄取通知書。
金融
財務團隊使用看板來管理財務報告，從數據收集到分析。使用看板可以幫助團隊跟踪每份財務報告的進度，識別任何問題或瓶頸，並確定工作項目的優先級。該委員會還可用於管理預算、預測和審計。
無論您從事的是市場營銷、教育、活動策劃、人力資源、金融還是任何其他行業，看板都可以幫助您更有效、更高效地管理工作流程。
看板軟件：改進工作流程的流行工具
看板是團隊保持井井有條和跟踪進度的好工具。幸運的是，有許多軟件工具可用於為您的團隊創建和管理看板。
monday.com
monday.com is a highly customizable project management platform that is great for teams of any size. With monday.com, you can easily create boards, add tasks, and assign them to team members. You can also track time, set deadlines, and monitor progress. monday.com’s customizable interface makes it a great option for companies that need a tool that can be tailored to their specific needs.
Notion
Notion is an all-in-one workspace that includes Kanban boards as one of its features. It is a highly flexible tool that can be customized to fit any workflow or project. With Notion, you can easily create boards, add tasks, and assign them to team members. You can also collaborate with team members, set reminders, and track progress. Notion’s flexibility makes it a great option for companies that need a tool that can be adapted to different workflows.
ClickUp
ClickUp is a highly customizable project management tool that is great for teams of any size. With ClickUp, you can easily create boards, add tasks, and assign them to team members. You can also set deadlines, track progress, and collaborate with team members. ClickUp’s versatility makes it a great option for companies that need a tool that can handle different workflows and has advanced features.
Wrike
Wrike is a project management tool that includes Kanban boards as one of its features. It is a more robust tool than Trello and is great for larger teams or more complex workflows. With Wrike, you can easily create projects, add tasks, and assign them to team members. You can also set deadlines, track progress, and collaborate with team members. Wrike’s advanced features make it a great option for companies that need a comprehensive project management tool.
Smartsheet
Smartsheet 是一個高度可定制的項目管理工具，非常適合任何規模的團隊。使用 Smartsheet，您可以輕鬆創建看板、添加任務並將其分配給團隊成員。您還可以設置截止日期、跟踪進度並與團隊成員協作。 Smartsheet 的靈活性使其成為需要可定制工具以滿足其特定需求的公司的絕佳選擇。
Trello
Trello 是一個免費的在線工具，可讓您創建和管理看板。這是一個簡單直觀的工具，非常適合小型團隊或個人。借助 Trello，您可以輕鬆創建看板、添加卡片以及向團隊成員分配任務。 Trello 的用戶友好界面使其易於使用，其免費版本使其成為初創企業或小型企業的絕佳選擇。
Asana
Asana 是一種項目管理工具，其中包括看板作為其功能之一。它是一個比 Trello 更強大的工具，非常適合更大的團隊或更複雜的工作流程。使用 Asana，您可以輕鬆創建項目、添加任務並將其分配給團隊成員。您還可以設置截止日期並跟踪進度。 Asana 的高級功能使其成為需要更全面的項目管理工具的公司的絕佳選擇。
Kanbanize
Kanbanize 是專為企業設計的看板軟件。它提供高級功能，例如分析、自動化和投資組合管理。借助看板化，您可以監控工作流程、跟踪進度並識別瓶頸。您還可以使用它來創建報告和分析數據，以幫助改進您的業務流程。對於需要能夠處理複雜工作流並具有高級功能的工具的公司來說，看板化是一個很好的選擇。
選擇看板軟件時，重要的是要考慮團隊的規模、工作流程的複雜性以及所需的功能。借助正確的軟件並清楚地了解如何使用看板，您可以改進工作流程並取得更好的結果。
👉想了解更多關於項目管理軟件的信息？ 在此處閱讀我們的項目管理軟件指南。
👉與您的團隊一起設置看板的最佳項目管理軟件是什麼？ 在此處閱讀我們的最佳項目管理軟件列表。
結論
看板是管理和改進工作流程的重要工具。他們幫助團隊可視化他們的工作，限制正在進行的工作，並不斷改進他們的流程。按照本指南中概述的步驟，您可以創建適合您團隊的看板，並開始享受使用這個強大工具的好處。無論您是軟件開發人員、醫療保健提供者還是製造團隊，看板都可以幫助您更有效地管理您的工作流程。
