8 bästa småföretagstelefonsystem 2022 (prisvärt)

Avslöjande: Det här innehållet stöds av läsare, vilket innebär att om du köper via några av våra länkar kan vi tjäna en provision utan extra kostnad för dig. 

Den här artikeln har översatts från vår engelska utgåva. Fel kan förekomma på grund av denna process.

Kommunikation är avgörande, särskilt när man driver ett företag. När du anställer nya medarbetare och får fler kunder måste du hitta ett sätt att hålla kontakten med dem på ett effektivt sätt. Det är där telefonsystem för småföretag kommer in. 

Till skillnad från konventionella system är moderna företagstelefonsystem mer kostnadseffektiva. De flesta kräver inte inställningar på plats, och du behöver inte spränga budgeten för att köpa ny hårdvara för varje anställd. 

Dessutom, eftersom telefonsystem samlar alla nödvändiga funktioner på ett ställe, låter de dig spara tid och öka produktiviteten. 

So what exactly are phone systems, and what are the best options in the market right now? In this guide, we ranked the reviewed some of the top-rated small business phone systems so that you can pick the best one for you.

Låt oss ta en titt!

Bäst överlagBäst för anpassningBäst för teamkommunikationBäst för småföretag
Se hur Zoom fungerar på den officiella webbplatsen.Se hur Vonage fungerar på den officiella hemsidan.Se hur RingCentral fungerar på den officiella hemsidan.Se hur Ooma fungerar på den officiella hemsidan.
Bäst för samtalsanalysBäst för mångsidighetBäst för startupsBäst för omnikanalkommunikation
Se hur knappsatsen fungerar på den officiella webbplatsen.Se hur Nextiva fungerar på den officiella hemsidan.Se hur 8×8 fungerar på den officiella hemsidan. Se hur Trengo fungerar på den officiella hemsidan.

Vad är ett företagstelefonsystem? 

In short, business phone systems are solutions that bring your company’s telephones under one roof. 

Företagstelefonsystem inkluderar ofta vidarekoppling av samtal till olika källor, support för konferenssamtal, automatiskt svar, parkerade samtalsköer och mer. 

Det finns tre huvudtyper av företagstelefonsystem: Key System Units (KSU), Private Branch Exchanges (PBX) och Voice over Internet Protocols (VoIP). 

Each type comes with its pros and cons. For instance, since VoIPs use the internet, businesses can connect with their employees or customers anywhere, at any time. In our opinion, VoIPs are the most popular business phone systems right now. You might already have the experience of getting calls from VoIP callers.

De kräver dock en stabil internetuppkoppling. Annars kan du uppleva avbrott och förseningar.  

Choosing the Right Small Business Phone System

Innan vi dyker in i listan, låt oss diskutera vad du behöver tänka på när du väljer ett företagstelefonsystem. 

Först måste du välja den typ av affärstelefonsystem som passar dina behov. Vi kommer att diskutera detta mer i detalj senare i artikeln.

För det andra, det finns kompatibilitet. Du kommer att använda den telefonlösning du väljer tillsammans med andra verktyg i ditt företag. Att välja ett telefonsystem som enkelt kan integreras med tickad hantering eller CRM-programvara, e-postleverantörer och mer är avgörande.

För det tredje, det är kostnaden. Du måste stå för kostnader för installation, hårdvara, licensiering och prenumeration. 

In all, we’ll compare small business phone systems on:

  • How well it fits your needs
  • Kompatibilitet
  • Prissättning

Låt oss titta på några av de bästa telefonsystemen för småföretag. 

The Best Small Business Phone Systems 

Zoom: Bäst totalt sett

zoom business phone systems

Zoom vunnit popularitet under de senaste åren på grund av dess prisvärdhet och mångsidighet. Den kan hantera en-till-en-konversationer och gruppchattar till webbseminarier och konferenssamtal. 

Plattformens starka sida ligger i dess videokonferensverktyg. Whiteboarden, ett valfritt tillägg, hjälper dig till exempel att lägga upp dina idéer på en duk och arbeta med andra teammedlemmar i realtid. Detta gör det till ett perfekt alternativ för brainstormingsessioner.

Zoom also offers business phone services with features including queue and call monitoring, call recording, and voicemail transcripts. 

Det låter dig kontakta räddningstjänsten och länka ditt interna säkerhetsteam för att övervaka och spela in dessa samtal för att hjälpa till att samordna svaren mer effektivt. 

Dessutom integrerar plattformen med Google, Microsoft, Salesforce, och kontaktcenter som inContact, Five9, Twilio och mer. 

Nyckelfunktioner 

  • Överför molnsamtal till Zoom Möten 
  • Plug-and-play VoIP-telefoner 
  • Obegränsat internt samtal 
  • Uppmätt utgående samtal 
  • Aktiv ekodämpning, brusreducering och tangentbordsskrivning 
  • SMS och MMS 
  • Avgiftsfria nummer 
  • Inbyggda appar för Windows, Android, macOS, iOS och Linux 

Prissättning 

Zoom Phone covers two pricing plans. It offers the best cheap business phone service compared to other top small business phone systems.

  • Pro – från $96/år/användare 
  • Pro Global Select – från $240/år/användare  

Check Zoom Phone pricing from its official site here.

Check out our other related guides for reference:

Vonage: Bäst för flexibilitet

vonage business phone systems

Med Vonage, anpassning är namnet på spelet. Plattformen erbjuder tillgång till sina API:er för att bygga appar efter dina behov. 

Du kan till exempel hitta API:er för meddelanden i appen, e-postmeddelanden, analyser, granskningar, virtuella telefonnummer med dedikerade kortkoder och mer. 

Moreover, Vonage Unified Communications is an all-in-one solution that covers voice, video, SMS, fax, and social communication. Coupled with its customization capabilities, Vonage är utmärkt när det gäller flexibilitet. 

Vonage integrates with platforms like Salesforce, Zapier, Slack, Zendesk, etc. 

Även om plattformen saknar vissa funktioner, som röstmeddelande-till-text eller avgiftsfria nummer, Vonage är lätt att använda, snabb att installera och passar för små budgetar. Dessutom bör dess anpassningsalternativ kompensera för bristen på funktioner. 

Nyckelfunktioner 

  • Obegränsade samtal och meddelanden 
  • Videokonferenser 
  • Desktop- och mobilappar 
  • Samtalsscreening 
  • Samtalsblockering 

Prissättning 

Vonage erbjuder tre prisplaner: 

  • Mobil – från $19.99/rad/månad 
  • Premium – från $29.99/rad/månad 
  • Avancerat – från $ 39,99/rad/månad

Notera: Varje API kommer till en extra kostnad.

Learn more about Vonage from its official website here.

RingCentral: Bäst för teamkommunikation

ringcentral business phone systems

RingCentral MVP samlar röst, meddelanden, video, konferenser och fax under ett tak. Det är ett perfekt val för företag som vill samarbeta med sina kunder och anställda sömlöst.

Förutom de många tillgängliga kommunikationsalternativen låter plattformen dig dela filer och skärmar för att öka produktiviteten.

Men det som gör att den här plattformen sticker ut är dess integrationsmöjligheter. RingCentral tillhandahåller en appmarknad där du kan hitta integrationer med Trello, Microsoft Teams, Zapier, MailChimp, Marketo och hundratals fler appar.

Om det inte räcker, RingCentral ställer sina SDK:er och API:er till ditt förfogande så att du kan bygga skräddarsydda appar, som liknar Vonage

Dessutom erbjuder plattformen branschspecifika lösningar som lämpar sig för finansiella tjänster, hälsovård, detaljhandel, fordon, tillverkning med mera. 

RingCentrals funktioner är utformade för att förbättra teamsamarbetet. Plattformen erbjuder till exempel en arbetsyta där teammedlemmar kan dela filer och videoinspelningar, skapa mappar, bokmärka anteckningar och skicka meddelanden till varandra.

Nyckelfunktioner 

  • Analyser i realtid 
  • Röstbrevlåda transkription 
  • Samtalshantering och telefonsystemadministration 
  • Android och iOS mobilappar 
  • HD-videomöten med upp till 200 deltagare 
  • Avancerad samtalshantering 
  • Röstbrevlåda till e-post och visuell röstbrevlåda
  • Appgalleri

Prissättning 

RingCentral MVP covers four pricing plans: 

  • Viktigt – från $19.99/användare/månad 
  • Standard – från $27.99/användare/månad 
  • Premium – från $34.99/användare/månad 
  • Ultimate – från $49.99/användare/månad 

Ooma: Bäst för småföretag

ooma best small business phone system

Ooma kan vara det bästa allroundvalet för småföretagare. Plattformen är enkel att använda och ger utmärkt valuta för pengarna. 

Dess instrumentpanel är användarvänlig, vilket gör det enkelt att navigera för personer utan teknisk expertis eller tidigare erfarenhet av andra liknande produkter. 

Dessutom, om du bestämmer dig för att beställa deras dedikerade telefoner, kommer de att föraktiveras med din kontoinformation. Med andra ord, allt du behöver göra är att koppla in telefonen och börja ringa.

Om du använder din befintliga hårdvara kan du också enkelt länka den till Ooma

In terms of functionalities, Ooma offers more than 50 features in its starter pricing plans, including unlimited calls, a virtual receptionist, a toll-free number, and access to its mobile application. 

Den virtuella receptionisten är den som sticker ut här, eftersom den automatiskt svarar på alla samtal till ditt primära telefonnummer. Du kan använda den virtuella receptionisten för att skapa personliga meddelanden på flera språk, omdirigera kunder till lämplig avdelning och mer. 

Nyckelfunktioner 

  • Vidarekoppling 
  • Samtalsblockering 
  • Musik i paus 
  • Ringgrupper 
  • Digital fax 
  • Samtalsinspelning 
  • Videokonferenser 
  • Analytics 

Prissättning 

Ooma has three pricing plans: 

  • Ooma Office Essentials – $19.95/användare/månad 
  • Ooma Office Pro – $24.95/user/month 
  • Ooma Office Plus – $29.95/user/month

Knappsats: Bäst för samtalsanalys

dialpad business phone system

Knappsats kan hantera sms, samtal och röstmeddelanden. Den utmärker sig genom sin artificiell intelligens. 

Plattformen använder AI och Machnice Learning-teknik för att effektivisera och förbättra kommunikationen. 

Specifikt kan du använda plattformen för att transkribera möten i realtid. Det som är anmärkningsvärt är det Knappsats kan skilja mellan olika talare och spåra nyckelord under konversationer. 

Dessutom kan AI identifiera kundernas känslor. Detta fungerar genom att känna igen positiva eller negativa ord för att avgöra om kunden är frustrerad. 

Men det är inte allt. AI:n lyser igenom sina rapporter och analysmöjligheter. 

Du kommer att få en sammanfattning efter varje samtal. Detta skapar automatiskt en lista med anteckningar, åtgärder och höjdpunkter för att hjälpa dig att se var det kan finnas utrymme för förbättringar. 

Du kan också använda värmekartor för att mäta svarstider och samtalsvolymer. Detta hjälper dig att mäta teamets prestation, analysera samtalsvanor och identifiera sätt att minimera väntetiderna.

Slutligen fungerar AI som talcoach. Knappsats analyserar samtal i realtid för att identifiera eventuella talfel och ger samtalsagenter förslag på hur de kan förbättra sina kommunikationsförmåga, som att tala långsammare, använda färre utfyllnadsord, etc. 

Nyckelfunktioner 

  • Obegränsade samtal
  • Obegränsat antal gruppmeddelanden, SMS och MMS 
  • Obegränsade videosamtal 
  • Anpassade ringgrupper och routing 
  • Omnikanal-stöd 
  • Integrationer med Google Workspace, Office 365 och mer 
  • Anpassad pausmusik 
  • Kundnöjdhetsundersökningar 

Prissättning 

Knappsats omfattar tre planer: 

  • Standard – från $15/användare/månad 
  • Pro – från $25/användare/månad 
  • Enterprise – på begäran

Nextiva: Bäst för mångsidighet

nextiva best business phone system

Nextiva är en VoIP-tjänsteleverantör som täcker meddelande-, röst- och videokommunikation. Plattformen erbjuder prisplaner som är lämpliga för små och stora företag, vilket gör den till ett utmärkt alternativ när det gäller skalbarhet och mångsidighet. 

Dessutom, Nextiva levereras med ett inbyggt CRM-verktyg som är tillgängligt i plattformens övre prisplaner. Dess CRM hjälper dig att skapa en mer effektiv pipeline genom att anpassa pipelinestadier, spåra affärer och leads, hantera deadlines och uppgifter, etc. 

Nextiva erbjuder även några praktiska automationsverktyg. Du kan till exempel automatiskt skicka skräddarsydda meddelanden till dina leads under varje steg i pipeline, och plattformen ger även förslag på hur du kan svara på dina kunders frågor. 

Bortsett från det innehåller plattformen många kundtjänstverktyg, som biljetthantering och kundundersökningar. Framför allt är det Call Pop-funktionen, som erbjuder serviceagenter all nödvändig information om kunder, inklusive tidigare interaktioner, sentiment och enkätsvar.

En annan faktor som gör Nextiva mångsidig är dess integrationsmöjligheter. Du kan integrera plattformen med Zoho CRM, Salesforce, HubSpot, Zendesk, Microsoft Teams och mer. 

Nyckelfunktioner 

  • Röstanalys 
  • NextOS adminportal 
  • Mobil-, skrivbords- och webbappar 
  • Transkriptioner av röstmeddelanden 
  • 24/7 kundsupport 
  • Lokala och avgiftsfria nummer 
  • Håll musik 
  • Konferenssamtal 

Prissättning 

Det finns tre prisplaner:

  • Viktigt – från $24.95/användare/månad 
  • Professionell – från $27.95/användare/månad 
  • Enterprise – från $37.95/användare/månad 

8×8: Bäst för nystartade företag

8x8 voip phone system

8×8 är ett VoIP-system som inkluderar videokonferenser, meddelanden och samtal. Det är prisvärt, lätt att använda och det låter dig blanda och matcha planer för att ge dig bästa möjliga valuta för pengarna – en kombination som gör den här plattformen perfekt för nystartade företag och småföretag med få anställda. 

Like Ooma, 8×8’s dashboard is specifically designed with accessibility in mind. People with no technical expertise or prior experience with business phone systems can easily make the most of what this platform offers. 

Dessutom kan du komma åt plattformen via webb-, mobil- och stationära appar, vilket innebär att du kan kommunicera, hålla konferenser och faxa när som helst. 

När det gäller funktioner, 8×8 är inte lika avancerad som vissa andra plattformar i den här listan, men det räcker ändå för att täcka grunderna. Det tillhandahåller olika automatiseringsverktyg, analyser, transkriptioner, fildelning, etc. 

Most notably, there are the Auto-attendant and advanced call management features. The former is similar to Ooma’s virtual receptionist. You can create customized messages, offer callers self-service options, and provide valuable information during wait times. 

Samtidigt hjälper dess avancerade samtalshantering dig att dirigera uppringare till lämpliga agenter och övervaka medarbetarnas telefonsamtal.

Nyckelfunktioner 

  • Visuell röstbrevlåda 
  • Teammeddelanden 
  • Mötesinspelning och transkribering
  • Integrationer med CRM-plattformar och samarbetsverktyg 
  • Obegränsade sms-, telefon- och videosamtal i USA och Kanada 

Prissättning 

8×8 täcker tre prisplaner: 

  • 8×8 Express – från $15/användare/månad 
  • X2 – från $24/användare/månad 
  • X4 – från $44/användare/månad 

Trengo: Bäst för omnikanalkommunikation

Fastän TrengoHuvudfokus kretsar inte kring röstkommunikation, det är en solid meddelandekommunikationsplattform med röstfunktioner. 

Trengo erbjuder de verktyg som krävs för att förbättra kommunikationen på de flesta meddelandekanaler, inklusive e-post, WhatsApp Business, Facebook Messenger, Instagram DM, WeChat, Twitter, Telegram och mer. 

Alla meddelanden från dessa kanaler samlas i en enda, lättanvänd inkorg. Du kan svara och samarbeta med ditt team eller kunder därifrån. 

Det som dock får den här plattformen att sticka ut är dess chatbots. Du kan ställa in chatbots att hantera de flesta av de kanaler som nämns ovan samtidigt. 

Förutom att svara på vanliga frågor kan chatboten också begära kontaktinformation för att samla in leads och hänvisa kunder till rätt serviceagent. 

Du kan bygga en chatbot genom Trengos dra-och-släpp-gränssnitt, så det finns ingen anledning att pyssla med kod. 

När det gäller telefonsamtal inkluderar plattformen vidarekoppling och inspelning av samtal. 

Nyckelfunktioner

  • Omnikanal chatbots 
  • Konversationsloggning 
  • Rollhantering 
  • Statistik 
  • Integrationer med e-handel, CRM och teamsamarbetsverktyg 

Prissättning 

Trengo erbjuder följande prisplaner:

  • Väx – från $15/användare/månad 
  • Skala – från $25/användare/månad 
  • Enterprise – från $35/användare/månad

Hur mycket kostar telefonsystem? 

Du kan förvänta dig att betala allt från $15/användare/månad till $60/användare/månad. 

Tänk på att de flesta av dessa priser finns i årsprenumerationer. Kostnaden blir något högre om du vill betala månadsvis.

Dessutom gömmer sig vissa funktioner, som mer omfattande integrationer, bakom en extra betalvägg. Dessa kommer som tillägg, vilket kan kosta $10 extra/användare/månad. 

Men om du är en småföretagare med grundläggande telefonsystembehov borde $15-$25/användare/månad vara tillräckligt. Den här budgeten ger dig tillgång till de flesta nybörjarplaner som hanterar det väsentliga, som samtalsinspelning, konferenstransskriptioner och vidarekoppling av samtal. 

Mellanstora företag kan behöva titta på runt $25-$40/användare/månad, medan stora företag kan förvänta sig att betala allt från $40/användare/månad till $60/användare/månad. 

En annan faktor du måste tänka på är att vissa företagstelefonsystem ändrar sin prissättning baserat på antalet anställda du har. Med andra ord, företag med stora team betalar vanligtvis mindre per användare än små företag med få anställda.

Slutligen finns det hårdvaran att tänka på. 

De flesta VoIP-telefonsystem kräver inte bordstelefoner. De kommer ofta med en mobilapplikation som du kan länka till din smartphone eller stationära dator och använda som en traditionell bordstelefon. 

Men om du vill köpa hårdvara beror priset på vilken typ av affärstelefonsystem du vill använda. 

Till exempel kan PBX:er kräva cirka $6 000-$7 000 för att förbereda infrastrukturen för ett team på cirka 20 anställda. Detta pris inkluderar lokala servrar, routrar, kort, switchar, etc. 

När du ställer in allt kommer du förmodligen att behöva en specialiserad tekniker för att sätta tillbaka $1,000.

Dessutom tillkommer licenskostnader. Mjukvarulicenser för PBX-system ligger runt $4 000/år för 20 användare. 

Sedan finns det telefoner, som sträcker sig från $50 till $500 per styck. 

Om du däremot väljer ett VoIP-system behöver du bara köpa VoIP-kompatibla bordstelefoner, som ligger runt samma pris.

Vilka är de olika typerna av telefonsystem? 

Det finns tre typer av telefonsystem: Key System Units (KSUs), Private Branch Exchanges (PBX) och Voice over Internet Protocols (VoIP). Låt oss täcka var och en mer i detalj: 

Viktiga systemenheter

KSU är ett telefonsystem med flera linjer som använder ett centralt nav (KSU) för att hantera funktioner som interna samtal. 

KSU kan ha formen av en bordstelefon. Den har knappar dedikerade till varje telefonlinje. 

Dessa enheter erbjuder också grundläggande funktioner, som personsökning, hållknappar, högtalartelefoner och intercoms. 

Till skillnad från PBX:er kan KSU:er inte växla samtal. Istället omdirigerar KSU:er manuellt samtal till ett operatörssystem eller en central anropshubb, även känd som en PTSN-växel. 

KSU lämpar sig bäst för småföretag. De är kostnadseffektiva, enkla att använda och innehåller alla funktioner som behövs för att små team ska kunna utföra sina aktiviteter. 

Det kommer dock med sina nackdelar. De kan rymma upp till 40 linjer, och på grund av deras grundläggande funktioner är KSU:er olämpliga för skalbarhet.

Dessutom erbjuder KSU inte mycket när det gäller portabilitet och flexibilitet. Du kan dock fixa detta med KSU-lösa system. I lekmannatermer fungerar KSU-lösa system som vanliga KSU:er men är inte bundna av den centrala kopplingsenheten.

Utbyten av privata filialer 

PBX-telefonsystem är privata telefonnätverk som tillåter användare att kommunicera internt och sätta en pool av externa linjer som agenter delar för att kontakta och ta emot samtal utanför företaget. 

PBX:er använder programmerbara växlingsenheter, vilket möjliggör automatisk samtalsdirigering. Andra vanliga funktioner inkluderar vidarekoppling, överföringar, köer, röstmeddelanden, automatiska receptionister, anpassade hälsningar, etc. 

Sammantaget passar PBX:er utmärkt för stora företag. De är mestadels automatiserade, medan en fysisk telefonlinje kan delas upp i flera linjer, vilket gör att du kan ansluta flera telefoner. 

Dessutom inkluderar PBX-system ofta en separat strömkälla. Därför kan du använda PBX ett tag även efter att du har tagit slut. 

När det gäller nackdelar är PBX:er dyra och kräver ganska lång tid att installera. De tar också upp gott om plats. Som sagt, du kanske behöver ett dedikerat serverrum. 

Voice over Internet-protokoll 

Som namnet antyder låter VoIP dig ringa och ta emot telefon- eller videosamtal via internet utan att förlita dig på fasta telefoner. 

Du kan använda VoIP med dedikerade telefoner, vanliga smartphones eller datorer. Detta ger dig mer utrymme att vicka på kostnader, eftersom du kan köpa dedikerad VoIP-hårdvara eller helt enkelt använda det du redan har. 

På tal om prissättning, som framgår av artikeln, tilltalar många VoIP-tjänsteleverantörer företag av alla storlekar. VoIP-system ger bättre valuta för pengarna och är mer skalbara. 

En annan fördel med VoIP-system är att de ger dig en mycket större räckvidd, då du kan kontakta kunder från olika länder.

När det gäller nackdelarna beror VoIP-systemens prestanda på dina internetanslutningar. Svaga anslutningar kommer att orsaka förseningar och frysta kommunikationer. Dessutom kan VoIP göra dig utsatt för cyberattacker. 

Fördelar med Business Phone Systems 

Unified Communications

Företagstelefonsystem förenar kommunikation. Med andra ord kan dina anställda skicka meddelanden, ringa eller hålla videokonferenser via ett enda gränssnitt. Detta eliminerar behovet av att hoppa från plattform till plattform, vilket i slutändan effektiviserar ditt arbetsflöde och förbättrar kommunikationen.

Ring Whispering

De flesta telefonsystem gör det möjligt för chefer att kontakta när en samtalsagent pratar med en potentiell kund. Därifrån kan chefer enkelt ge anställda muntlig feedback under konversationer för att hjälpa till att avsluta affärer eller ta itu med kundproblem mer effektivt. 

Under tiden kommer potentiella kunder inte att vara medvetna om att det finns en tredje person inblandad i konversationen. Denna funktion är också känd som samtalsviskning. 

CRM-integrationer 

CRM-integrationer hjälper företag att förbättra kundupplevelsen. Nummerpresentationsteknik kan visa viktig kundinformation på dina anställdas skärmar varje gång de ringer en specifik kund. 

Detta gör att samtalsagenter snabbt kan bekanta sig med sina framtidsutsikter och välja rätt tillvägagångssätt när de kommunicerar med dem. 

Skalbarhet 

En av de viktigaste fördelarna med företagstelefonsystem är att de växer med ditt företag. När det gäller molnbaserade lösningar är att utöka din räckvidd och ta emot fler anställda bara en fråga om att uppgradera till nästa prisplan. 

När det gäller fysiska telefonsystem är det mycket lättare att lägga till nya telefoner när du väl har infrastrukturen på plats. 

Effektiviserar arbetsflöden 

Slutligen, affärstelefonsystem gör dina anställdas jobb mycket enklare. 

Med funktioner som automatiska telefonsvarare, automatisk samtalsdirigering, teammeddelanden och omnikanalkommunikation eliminerar telefonsystem de flesta monotona uppgifter och ger samtalsombuden mer utrymme att fokusera på det som är viktigt – att prata med dina kunder.

Hur väljer jag det bästa telefonsystemet för småföretag?

Välj mellan on-premise och molntelefonsystem 

Alla typer av telefonsystem som nämns i artikeln, inklusive PBX, kan också nås helt och hållet via internet. Dessa är kända som molntelefonsystem. 

Both on-premise and cloud phone systems have their advantages and disadvantages.

For instance, on-premise solutions ensure stable voice quality at all times. Moreover, these systems can easily be controlled, configured, and maintained in-house, but you’ll probably need an employee specialized in this field.

In terms of costs, on-premise solutions often require a one-time payment for initial set-up and hardware. In contrast, cloud phone systems operate on monthly subscriptions. 

However, you’re also responsible for maintaining your on-premise phone system. Costs may vary depending on your chosen phone system, and you’ll likely experience downtimes. 

On the other hand, cloud phone systems are more flexible, as they enable employees to work from anywhere. They also do not require any installation costs and are easier to maintain. Since cloud solutions do not need manual updates, you won’t have to worry about downtimes. 

But their performance is strictly bound by your internet connection. If you don’t have a stable connection, cloud systems may cause you many headaches in the long run.

Strike a Balance Between Ease-Of-Use and Features

Next, you’ve got to figure out how advanced your business phone systems should be. 

It might be tempting to pick a provider that offers state-of-the-art functionalities, but that may cause trouble in terms of usability. Not to mention that these features may come at a steep price. 

If you’re a start-up or small business without any prior experience in phone systems, it might be a better idea to pick a solution that offers basic functionalities, yet excels in ease of use. 

Once you’ve learned the ropes, you can upgrade to something more advanced. 

But in any case, the phone system of your choice should include features like auto-attendants, call transfers, conferencing, voicemail transcriptions, call recording, analytics, and control over active calls. These features will generally help increase productivity.

Consider Scalability 

Lastly, you’d want to pick a phone system solution that grows with your business. 

Constantly switching from system to system will cause plenty of headaches in the long run, as you’ll need to retrain your employees continuously. This can also cause a decrease in customer service quality, as call agents wouldn’t know how to use the platform effectively. 

In other words, look for business phone systems that offer pricing plans accommodating all types of businesses. Add-ons are also a good idea, as what you pay is what you get, bringing good value for money. 

Furthermore, consider the platform’s integration capabilities. The ability to link a phone system with a CRM platform or other team communication tools will greatly improve your team’s productivity as your company expands.

Business Phone Systems FAQs

Which is the best small business phone system? 

Generally speaking, you can’t go wrong with Ooma. The platform prioritizes accessibility, making it a perfect fit for those new to phone systems. 

Besides, Ooma offers many features in its starter plan, including a virtual receptionist, music on hold, ring groups, etc. Coupled with its price tag, Ooma brings excellent value for money. 

How do phone systems work? 

It depends on the phone system type. For instance, Key System Units (KSUs) are physical units that contain various buttons, while each button represents a phone line. 

The call agent picks up the receiver and presses the button corresponding with the line they want to select. To switch calls, an agent must manually route the call to a central calling hub, and the switching will take place there. 

In contrast, Private Branch Exchanges handle this automatically, using programmable switching devices. 

Meanwhile, VoIP systems deal with everything on the internet. Think of them as business-oriented versions of WhatsApp or Viber. You can call anyone, from everywhere, on any device without needing dedicated, on-premise phone systems. 

VoIP systems include all the functionalities you would expect from a business phone system, like call transferring, routing, etc. 

What are unified communications? 

In short, unified communications aim to bring all business channels under one roof. Systems with unified communications allow companies to contact their teams or customers via a single interface via text, voice calls, video calls, and more.

This eliminates the need to switch between platforms to contact staff or prospects on multiple platforms. 

How many phone lines are provided with business phone systems?

As many as you’d like. You can opt for multi-line phone systems ranging from two to six lines and beyond. However, this choice depends on your business’s size. 

A two-line system may work for you if you’re a solopreneur. This helps you prioritize your calls and appear more professional in your customers’ eyes. 

On the other hand, a four-line system should do the job if you run a small business with multiple teams, like a sales and customer service department. This helps your teams communicate effectively, while each can prioritize and handle external calls without any issues. 

You can also set up a dedicated fax line while you’re at it. 

Lastly, six lines or more are recommended for large companies. For example, they can set separate lines for each project manager and each team member to ensure maximum effectiveness.

How do business phone systems improve collaboration? 

The answer is simple: Most phone systems offer unified communication. Texts, video conferences, and voice calls are accessible within a single dashboard. 

This gives team members a centralized place where they can handle communications. Moreover, some platforms include team collaboration-specific tools, like file sharing, screen sharing, and integrations with other collaboration platforms. 

How do you set up a small business phone system?

If you choose the cloud-based phone system approach, setting up a system is just a matter of signing into your account and connecting your phone numbers and devices to the platform.

If you opt for an on-premise phone system, there are a few more steps you’ll need to take. First, you’ll have to purchase the hardware itself. Moreover, you’ll need a space where you could hold the hardware, like the power source, trunk lines, etc. 

After that, you can connect your desk phones to the business phone system.

Slutsats

Overall, using a business phone system in your company is an excellent idea. 

It improves customer service by allowing you to reach prospects across all channels from a single dashboard, and it gives you all the tools necessary to gauge your teams’ performance and provide feedback. 

Meanwhile, employees can easily communicate and automate monotonous tasks, thus increasing productivity. 

But with so many options available, finding a phone system that suits your needs may be a little challenging. Let’s go over a quick recap: 

  • Zoom – best overall
  • Vonage – for flexibility 
  • RingCentral MVP – for team collaboration 
  • Ooma – best for small business
  • Knappsats – for call analytics 
  • Nextiva – for versatility 
  • 8×8 – for startups 
  • Trengo – for omnichannel communication